W pracy z zespołem i w rozmowach z pracownikami, sednem jest komunikacja. Z jednej strony - znajomość różnorodnych modeli rozmów, technik, szlifowanie umiejętności zadawania odpowiednich pytań, słuchanie skoncentrowane.
Z drugiej strony - jest coś, co ma jeszcze większe znaczenie. Coś, bez czego nawet najciekawsza komunikacyjna technika, nie przełoży się na efekt. To odpowiedni klimat komunikacji, klimat rozmów z pracownikami i klimat spotkań zespołowych.
Z czego się składa? Jak go budować w swoim zespole? Zapraszam do artykułu!
Czym jest klimat komunikacji?
Klimat komunikacji oznacza społeczny wydźwięk relacji. Opisuje wzajemne uczucia osób znajdujących się w interakcji. Każda sytuacja społeczna, w której pojawia się komunikacja, charakteryzuje się specyficznym dla niej klimatem, który jest odczuwany przez uczestników. Co ważne: to nie treść komunikatu wpływa na klimat porozumiewania się, ale to sposób przekazu będzie kształtować nasze odczucia w stosunku do partnera lub partnerów rozmowy.
W jaki sposób więc tworzyć dobry klimat komunikacji w zespole? Poniżej kluczowe wskazówki.
Unikanie oceny przy skupieniu się na opisie
Przekazywanie informacji w sposób oceniający może doprowadzić do pojawienia się reakcji obronnej u odbiorców. Zwłaszcza, że większość ocen ma charakter negatywny, krytyczny. Formułując wypowiedź mającą na celu zwrócenie uwagi, na przykład na zachowanie, które nas irytuje u danego członka zespołu, warto skupić się na opisie własnych doświadczeń w tej sytuacji, a nie na krytyce zachowania odbiorcy.
Zmniejszanie kontroli przy zwiększeniu koncentracji
W przypadku zbyt silnego kontrolowania procesu komunikacji i narzucania własnych rozwiązań, pomysłów, przekonań, także może pojawić się u pracownika, z jakim rozmawiamy, postawa obronna. Próba kontrolowania wszystkich aspektów komunikacji np. sposobu prowadzenia komunikacji – czasu, miejsca, formy (twarzą w twarz, rozmowa telefoniczna, mailowa, etc.), może doprowadzić do wycofania się z rozmowy, mniejszego zaangażowania w prowadzenie komunikacji czy postawę negującą. Warto więc ustalać wspólnie z zespołem jaki proces komunikacji jest dla nas najlepszy. Nie narzucać wszystkiego.
Zmniejszanie działania według konkretnej strategii przy zwiększaniu spontaniczności
Strategie komunikacji to ukryte motywy nadawcy w stosunku do odbiorcy. Nadawca przyjmuje pewien sposób mówienia, który ma doprowadzić do zadowalających go wyników, nawet kosztem odbiorcy.
Spontaniczność komunikacji oznacza zaś uczciwość wobec odbiorców komunikatu. Polega na zaniechaniu stosowania ukrytych zamiarów.
- Strategia komunikacji, gdy chcemy prosić o pomoc: Co robisz w weekend?
- Spontaniczność komunikacji, gdy chcemy prosić o pomoc: Muszę zrobić w weekend małe przemeblowanie. Czy mógłbyś mi pomóc?
Zastąpienie neutralności postawą empatyczną
Postawa neutralna w czasie komunikacji może wskazywać na brak zainteresowania nadawcy stanem odbiorcy – jego emocjami, problemami, potrzebami. Okazując zaś innym empatię, zapraszamy do otwartości, szczerości, autentyczności.
Brak wywyższania się i utrzymanie równość w relacji
Na co dzień zdarza nam się komunikować z ludźmi mniej doświadczonymi lub z mniejszym zasobem wiedzy na omawiany temat. Okazywanie wyższości w takiej sytuacji prowadzi to do postawy obronnej odbiorcy oraz wycofania się z komunikacji.
Traktuj więc swoich rozmówców w zespole, jako równych sobie. Partnerstwo to jedna z kluczowych zasad zgranych zespołów.
Brak pewności własnego stanowiska przy akceptacji możliwość zmiany
Posiadanie stuprocentowej pewności, co do własnej racji, przekonanie, że wie się wszystko i nie potrzebuje się żadnych dodatkowych informacji, także może prowadzić do powstania u odbiorcy postawy obronnej.
Warto więc spojrzeć na omawiany problem z perspektywy drugiej osoby, wysłuchać jej racji bez zbędnych komentarzy i krytyki. Może to doprowadzić do większej otwartości w komunikacji.
Osoby używające komunikatów prezentujących całkowitą pewność stanowiska używają częściej słów typu:
- “nie można”
- “nigdy”
- “zawsze”
- “trzeba”.
Stanowią blokadę w zespołowej komunikacji. Zniechęcają do dzielenia się swoimi uwagami. Jeśli zależy nam na komunikacji obustronnej i naszym celem nie jest jedynie przekazanie zadań i oczekiwań, lepiej stosować łagodniejsze sformułowania, typu:
- “można”
- “powiedz więcej”
- “jest możliwe”
- “mogłoby”.
Dobry klimat komunikacji to wspólne, zespołowe wyzwanie. Nie tylko lider za niego odpowiada. Sednem jest – ustalenie razem, z całym zespołem – na jaką komunikację się zgadzamy, jaka szczególnie nam służy.
Czy stawiamy na empatyczne słuchanie, na autentyczność, czy ważne jest partnerstwo? Kiedy i jak najlepiej prowadzi nam się wspólne spotkania? Ile ich potrzebujemy, w jakiej formie?
Szczególnie teraz, gdy zespoły mierzą się z pracą zdalną, hybrydową – warto znaleźć chwilę na przedefiniowanie dotychczasowych form komunikacji. Nazwanie i ustalenie na nowo, jaki klimat komunikacji najbardziej przełoży się na zespołową efektywność, może być remedium na pojawiające się w zespole konflikty i niedomówienia.
Powodzenia!
Tego jak skutecznie komunikować się z zespołem i z pracownikami – możemy uczyć się wspólnie na kursach otwartych lub dedykowanych Twojej Firmie: „Leadership po ludzku” i „Budowanie zgranych zespołów”. Zapraszam do poznania szczegółów: Oferta dla liderów i liderek – szkolenia.
Źródło: Adler, R.B., Proctor II, R. i Rosenfeld, L. (2018). Relacje interpersonalne. Proces porozumiewania się. Wydawnictwo Rebis.
PODOBNE WPISY:
Dodaj komentarz